Darum geht es
Betrugs-Mails tarnen sich häufig als Nachricht der Geschäftsführung oder eines bekannten Lieferanten. Wenn Outlook E-Mails von außerhalb des Unternehmens sichtbar als „Extern“ markiert, fällt eine angebliche interne Zahlungsanweisung von außen viel eher auf.
Was passieren kann
Ohne Kennzeichnung fallen Mitarbeitende leichter auf gefälschte Chef-Mails herein (CEO-Fraud). Die Folge können ungerechtfertigte Überweisungen sein.
Schritt für Schritt
Verbinden Sie sich mit Exchange Online PowerShell (Connect-ExchangeOnline).
Prüfen Sie den aktuellen Status mit Get-ExternalInOutlook.
Aktivieren Sie die Kennzeichnung mit Set-ExternalInOutlook -Enabled $true.
Tragen Sie bei Bedarf vertrauenswürdige Partnerdomains als Ausnahme ein (Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Add='partner.de'}), aber sparsam.
Informieren Sie die Mitarbeitenden, was der Hinweis „Extern“ bedeutet. Die Anzeige kann bis zu 48 Stunden dauern; prüfen Sie sie danach in Outlook mit einer externen Test-Mail.
Hier finden Sie die Einstellung
- Exchange Online PowerShell (Connect-ExchangeOnline), im Exchange Admin Center nicht einstellbar
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Outlook kennzeichnet externe Absender sichtbar
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese Exchange-Einstellung ist nur über Exchange Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com). Manche dieser Werte zeigt nur PowerShell; den Befehl nennt die Empfehlung zu diesem Punkt, Ihr IT-Dienstleister kann ihn für Sie ausführen.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Exchange Online PowerShell: Get-ExternalInOutlook | fl Enabled,AllowList. Erwartet: Enabled = True. Aktivieren: Set-ExternalInOutlook -Enabled $true
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.EXO.7.1v1: Warnhinweis bei externen Absendern
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- APP.5.3.A7: Schulung zu Sicherheitsmechanismen von E-Mail-Clients für Benutzende
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.