Darum geht es
Viele Betrugsmails geben sich als Kollegin, Chef oder Buchhaltung aus. Ein gut sichtbares Kennzeichen „Extern“ an jeder Nachricht von außerhalb macht sofort deutlich, dass die Mail nicht aus dem eigenen Haus kommt, auch wenn der Anzeigename vertraut wirkt.
Was passieren kann
Ohne Kennzeichnung fallen Mitarbeitende leichter auf gefälschte „Chef-Mails“ herein und überweisen Geld oder geben Zugangsdaten preis (CEO-Fraud).
Schritt für Schritt
Verbinden Sie sich mit Exchange Online PowerShell (`Connect-ExchangeOnline`).
Prüfen Sie den Status mit `Get-ExternalInOutlook`.
Aktivieren Sie die Kennzeichnung mit `Set-ExternalInOutlook -Enabled $true`.
Tragen Sie eng verbundene Partnerdomains bei Bedarf mit `-AllowList` als Ausnahme ein, aber sparsam.
Testen Sie nach 24–48 Stunden mit einer Mail von einer privaten Adresse, ob Outlook (Web, Desktop, Mobil) den Hinweis „Extern“ anzeigt.
Informieren Sie die Belegschaft, was das Kennzeichen bedeutet und wie sie bei Zweifeln reagieren soll.
Hier finden Sie die Einstellung
- Exchange Online PowerShell (Connect-ExchangeOnline), im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com) gibt es dafür keinen Schalter
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
E-Mails von externen Absendern werden als „Extern" gekennzeichnet
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese Exchange-Einstellung ist nur über Exchange Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com). Manche dieser Werte zeigt nur PowerShell; den Befehl nennt die Empfehlung zu diesem Punkt, Ihr IT-Dienstleister kann ihn für Sie ausführen.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Exchange Online PowerShell: `Get-ExternalInOutlook | fl Enabled,AllowList`. Sollwert: Enabled = True.
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.EXO.7.1v1: Warnhinweis bei externen Absendern
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- APP.5.3.A7: Schulung zu Sicherheitsmechanismen von E-Mail-Clients für Benutzende
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.