Darum geht es
E-Mail-Infos (MailTips) sind kleine Hinweise, die Outlook schon beim Schreiben einblendet, etwa „Dieser Empfänger ist außerhalb Ihrer Organisation“. So bemerken Mitarbeitende rechtzeitig, wenn eine vertrauliche Nachricht versehentlich an eine externe Adresse gehen würde.
Was passieren kann
Ohne diesen Hinweis werden interne Unterlagen leichter an falsche externe Empfänger geschickt. Betreffen sie personenbezogene Daten, kann daraus eine meldepflichtige Datenpanne nach DSGVO werden.
Schritt für Schritt
Verbinden Sie sich mit Exchange Online PowerShell (Modul ExchangeOnlineManagement, `Connect-ExchangeOnline`) mit einem Konto mit Exchange-Administratorrolle.
Prüfen Sie den Ist-Zustand mit `Get-OrganizationConfig | fl MailTips*`.
Aktivieren Sie die Hinweise mit `Set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true -MailTipsGroupMetricsEnabled $true`.
Setzen Sie zusätzlich eine sinnvolle Schwelle für große Verteiler, z. B. `Set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 25`.
Testen Sie in Outlook im Web: Beim Hinzufügen einer externen Adresse muss oberhalb der Nachricht ein Hinweis erscheinen (kann einige Stunden dauern).
Informieren Sie die Mitarbeitenden kurz, was der neue Hinweis bedeutet.
Hier finden Sie die Einstellung
- Exchange Online PowerShell (Connect-ExchangeOnline), im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com) gibt es dafür keinen Schalter
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
E-Mail-Infos (MailTips) warnen Benutzer vor externen Empfängern
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese Exchange-Einstellung ist nur über Exchange Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com). Manche dieser Werte zeigt nur PowerShell; den Befehl nennt die Empfehlung zu diesem Punkt, Ihr IT-Dienstleister kann ihn für Sie ausführen.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Exchange Online PowerShell: `Get-OrganizationConfig | fl MailTipsAllTipsEnabled,MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled,MailTipsGroupMetricsEnabled,MailTipsLargeAudienceThreshold`
Bezüge
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.