Darum geht es
OneDrive ist der persönliche Ablageort der Mitarbeitenden. Freigaben von dort an Externe sind schwer zu überblicken, weil sie an keinem Team oder Projekt hängen. Empfehlenswert ist, externe Freigaben aus OneDrive abzuschalten und Zusammenarbeit mit Externen über Teams- oder SharePoint-Websites abzuwickeln.
Was passieren kann
Mitarbeitende teilen Firmendaten aus ihrem persönlichen Speicher nach außen, ohne dass Vorgesetzte oder IT davon wissen. Beim Ausscheiden bleiben solche Freigaben oft bestehen.
Schritt für Schritt
Prüfen Sie im SharePoint Admin Center unter Berichte bzw. mit dem Freigabebericht, ob aus OneDrive heute extern geteilt wird.
Legen Sie fest, wo die Zusammenarbeit mit Externen künftig stattfindet (z. B. in einer Teams- oder SharePoint-Projektwebsite).
Öffnen Sie Richtlinien > Freigabe und stellen Sie den OneDrive-Regler auf „Nur Personen in Ihrer Organisation“.
Ist das geschäftlich nicht möglich, wählen Sie mindestens „Vorhandene Gäste“ und dokumentieren Sie die Begründung.
Informieren Sie die Belegschaft und testen Sie, dass aus OneDrive keine externe Freigabe mehr möglich ist.
Hier finden Sie die Einstellung
- SharePoint Admin Center (<tenant>-admin.sharepoint.com)
- Richtlinien
- Freigabe
- Externe Freigabe (OneDrive)
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Externe Freigaben in OneDrive sind eingeschränkt
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese SharePoint-Einstellung ist nur über SharePoint Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im SharePoint Admin Center (Adresse: <Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com).
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
SharePoint Online PowerShell: Get-SPOTenant | fl OneDriveSharingCapability. Erwartet: Disabled. Setzen: Set-SPOTenant -OneDriveSharingCapability Disabled
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.SHAREPOINT.1.2v1: Externe Freigabe in OneDrive höchstens an vorhandene Gäste
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.