Darum geht es
„Vorhandene Gäste“ heißt: Nach außen teilen lässt sich nur mit Personen, die bereits als Gast in Ihrem Verzeichnis stehen. Neue externe Empfänger kommen dann nicht mehr per Klick eines einzelnen Mitarbeitenden hinzu, sondern über einen bewussten Schritt, etwa eine Gast-Einladung durch die IT oder einen Teams-Besitzer.
Was passieren kann
Jeder Mitarbeitende kann Firmendateien an beliebige neue Adressen freigeben. Wer welche Unterlagen von außen sehen kann, ist kaum noch zu überblicken.
Schritt für Schritt
Klären Sie mit den Fachabteilungen, mit welchen externen Partnern heute Dateien geteilt werden (z. B. Steuerberatung, Kanzlei, Lieferanten).
Laden Sie diese Partner als Gäste ein (Entra ID > Benutzer > Externen Benutzer einladen) oder nehmen Sie sie in die passenden Teams auf, damit die laufende Zusammenarbeit weitergeht.
Öffnen Sie im SharePoint Admin Center Richtlinien > Freigabe und stellen Sie den Regler für SharePoint auf „Vorhandene Gäste“ oder „Nur Personen in Ihrer Organisation“. OneDrive kann nicht großzügiger sein als SharePoint.
Legen Sie fest, wer künftig neue Gäste einlädt (z. B. IT oder Teams-Besitzer), und teilen Sie das den Mitarbeitenden mit.
Testen Sie: Eine Freigabe an eine noch unbekannte externe Adresse muss abgelehnt werden.
Hier finden Sie die Einstellung
- SharePoint Admin Center (<tenant>-admin.sharepoint.com)
- Richtlinien
- Freigabe
- Externe Freigabe
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Externe Freigaben in SharePoint sind höchstens an bereits vorhandene Gäste möglich
So prüft Auditspiegel es
Auditspiegel liest diese Einstellung bei jedem Scan automatisch und nur lesend aus Ihrem Tenant aus. Ist sie nicht erfüllt, steht sie im Bericht als Befund mit dieser Anleitung, dem Messwert, wo es einen gibt, und dem Klickpfad.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
SharePoint Online PowerShell: Get-SPOTenant | fl SharingCapability. Erwartet: ExistingExternalUserSharingOnly oder Disabled. Setzen: Set-SPOTenant -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.SHAREPOINT.1.1v1: Externe Freigabe in SharePoint höchstens an vorhandene Gäste
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.