Darum geht es
Beim Teilen wählt SharePoint einen Linktyp vor. Ist das „Jeder in Ihrer Organisation“ oder gar „Jeder“, erhalten oft deutlich mehr Personen Zugriff als beabsichtigt. Mit „Bestimmte Personen“ als Vorgabe öffnet sich eine Datei nur für die Personen, die ausdrücklich eingetragen werden.
Was passieren kann
Dokumente werden versehentlich der ganzen Belegschaft oder Außenstehenden zugänglich, etwa Gehaltslisten oder Personalakten.
Schritt für Schritt
Öffnen Sie im SharePoint Admin Center Richtlinien > Freigabe.
Wählen Sie im Abschnitt „Datei- und Ordnerlinks“ als Standardlinktyp „Bestimmte Personen (nur die vom Benutzer angegebenen Personen)“.
Speichern Sie die Einstellung.
Prüfen Sie Websites mit abweichender Einstellung unter Websites > Aktive Websites.
Testen Sie beim Teilen einer Datei, dass „Bestimmte Personen“ vorausgewählt ist.
Hier finden Sie die Einstellung
- SharePoint Admin Center (<tenant>-admin.sharepoint.com)
- Richtlinien
- Freigabe
- Datei- und Ordnerlinks
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Freigabelinks gelten standardmäßig nur für bestimmte Personen
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese SharePoint-Einstellung ist nur über SharePoint Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im SharePoint Admin Center (Adresse: <Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com).
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
SharePoint Online PowerShell: Get-SPOTenant | fl DefaultSharingLinkType. Erwartet: Direct. Setzen: Set-SPOTenant -DefaultSharingLinkType Direct
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.SHAREPOINT.2.1v1: Standard-Freigabebereich „Bestimmte Personen“
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.