Darum geht es
Beim Teilen einer Datei schlägt SharePoint eine Berechtigung vor. Steht die Vorgabe auf „Bearbeiten“, können Empfänger Dokumente versehentlich verändern oder löschen. Mit „Anzeigen“ als Vorgabe müssen Mitarbeitende Bearbeitungsrechte bewusst vergeben.
Was passieren kann
Externe oder interne Empfänger verändern oder löschen versehentlich wichtige Dokumente, z. B. Verträge oder Kalkulationen.
Schritt für Schritt
Öffnen Sie im SharePoint Admin Center Richtlinien > Freigabe.
Wählen Sie im Abschnitt „Datei- und Ordnerlinks“ als Standardberechtigung „Anzeigen“ statt „Bearbeiten“.
Speichern Sie. Mitarbeitende können beim Teilen weiterhin bewusst „Bearbeiten“ auswählen.
Prüfen Sie, ob einzelne Websites eine abweichende Standardeinstellung haben (Websites > Aktive Websites > Website > Einstellungen).
Testen Sie, ob beim Teilen einer Datei „Kann anzeigen“ vorausgewählt ist.
Hier finden Sie die Einstellung
- SharePoint Admin Center (<tenant>-admin.sharepoint.com)
- Richtlinien
- Freigabe
- Datei- und Ordnerlinks
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Freigabelinks erlauben standardmäßig nur das Ansehen
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese SharePoint-Einstellung ist nur über SharePoint Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im SharePoint Admin Center (Adresse: <Ihr Mandantenname>-admin.sharepoint.com).
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
SharePoint Online PowerShell: Get-SPOTenant | fl DefaultLinkPermission. Erwartet: View. Setzen: Set-SPOTenant -DefaultLinkPermission View
Bezüge
- SCuBA-Baselines der CISA
- MS.SHAREPOINT.2.2v1: Standard-Freigabeberechtigung „Anzeigen“
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- CON.9.A1: Festlegung zulässiger Empfangender
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.