Darum geht es
Outlook im Web kann Mitarbeitenden erlauben, Dateien direkt aus privaten Cloud-Speichern wie Dropbox oder Google Drive anzuhängen oder dort abzulegen. Damit landen Firmendaten an Orten, die Ihr Unternehmen weder kennt noch kontrolliert.
Was passieren kann
Firmendokumente können unbemerkt in private Cloud-Konten abfließen und sind nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden nicht mehr zurückzuholen. Das erschwert auch den Nachweis, wo personenbezogene Daten gespeichert sind.
Schritt für Schritt
Verbinden Sie sich mit Exchange Online PowerShell (`Connect-ExchangeOnline`).
Listen Sie alle Richtlinien auf: `Get-OwaMailboxPolicy | ft Name,AdditionalStorageProvidersAvailable`.
Sperren Sie externe Anbieter in der Standardrichtlinie: `Set-OwaMailboxPolicy -Identity OwaMailboxPolicy-Default -AdditionalStorageProvidersAvailable $false`.
Wiederholen Sie den Befehl für jede weitere OWA-Richtlinie, die Postfächern zugewiesen ist.
Prüfen Sie in Outlook im Web unter „Anfügen“, dass keine Drittanbieter-Speicher mehr angeboten werden; OneDrive und SharePoint bleiben verfügbar.
Hier finden Sie die Einstellung
- Exchange Online PowerShell (Connect-ExchangeOnline), im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com) gibt es dafür keinen Schalter
So prüfen Sie es selbst
Öffnen Sie den Klickpfad oben und sehen Sie nach. In Ordnung ist die Einstellung, wenn gilt:
Externe Speicheranbieter sind in Outlook im Web gesperrt
So prüft Auditspiegel es
Diese Einstellung prüft Auditspiegel derzeit nicht automatisch. Der Bericht führt sie im Abschnitt „Was wir nicht geprüft haben“ mit diesem Grund auf:
Diese Exchange-Einstellung ist nur über Exchange Online PowerShell auslesbar, nicht über die Microsoft-Schnittstelle, die Auditspiegel heute nutzt. Auditspiegel prüft sie in einer späteren Version automatisch. Bis dahin prüfen Sie sie bitte im Exchange Admin Center (admin.exchange.microsoft.com). Manche dieser Werte zeigt nur PowerShell; den Befehl nennt die Empfehlung zu diesem Punkt, Ihr IT-Dienstleister kann ihn für Sie ausführen.
Für Ihre IT: per PowerShell nachsehen
Exchange Online PowerShell: `Get-OwaMailboxPolicy | ft Name,AdditionalStorageProvidersAvailable`. Sollwert: False für alle Richtlinien.
Bezüge
- BSI IT-Grundschutz-Kompendium (Edition 2023)
- APP.5.2.A12: Einsatz von Outlook Anywhere, MAPI over HTTP und Outlook im Web
- DSGVO Art. 32 Abs. 1
- lit. b: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Die SCuBA-Baselines veröffentlicht die US-Behörde CISA gemeinfrei (CC0). Die Zuordnung der Bezüge stammt von uns; CISA, BSI und Microsoft prüfen oder empfehlen Auditspiegel nicht. Prüfkatalog von Auditspiegel, Bezug zu den SCuBA-Baselines in Version 2.0.0.